Les RH à l’heure du digital : quelles applications innovantes ?
Le télétravail généralisé lors des semaines de confinement strict a obligé les services de ressources humaines à s’adapter et à introduire de nouveaux processus ou outils. Tour d’horizon.
Les Ressources humaines, comme tous les autres services au sein des entreprises, n’ont pas eu le choix : les périodes de confinement les ont contraintes à fonctionner en télétravail. Un bon nombre de tâches de gestion du personnel, sinon toutes, ont dû être dématérialisées de la paie à la formation, en passant par le recrutement et le "on boarding", ou accompagnement des nouvelles recrues, pour leur démarrage dans l’entreprise.
La situation de travail à distance a également conduit à imaginer une nouvelle organisation, en ajoutant, par exemple, des flux de tâches automatisées ou « workflows », en particulier pour la signature électronique impliquant plusieurs signataires ou la gestion des courriers recommandés (cf. les initiatives de la Poste).
Il se vérifie, là encore, que la crise Covid a accéléré les pratiques d’automatisation et de dématérialisation, qui constituent les deux piliers importants de la transformation numérique de l’entreprise. Selon une étude de McKinsey, cabinet de conseil, la Covid aurait permis aux entreprises de faire un bond en avant de sept ans s’agissant de l’adoption de nouvelles technologies.
Les solutions ERP ou SIRH
Beaucoup de solutions intégrées dites ERP (Enterprise resource planning) contiennent des modules RH, avec de multiples options, comme c’est le cas chez les leaders du logiciel (Oracle ou SAP, Cegid, Sage). Mais sans convaincre tout le monde, car cela peut entraîner une construction lourde du système d’information, orienté initialement sur la fourniture de produits ou services. Et l’organisation interne des entreprises a souvent conduit à créer des silos d’information étanches, trop éclatés, pour permettre d’automatiser facilement certains traitements, autres que la paie.
En revanche, il existe une tendance forte, celle des SIRH (systèmes d’information des ressources humaines). Mais ils sont souvent conçus pour de grandes, très grandes organisations. En la matière, les solutions de nouvelle génération, plus flexibles, sont quasiment toutes proposées en mode SaaS (software as a service) sur un cloud (informatique en nuage), accessible via un navigateur web, à l’instar de la solution Workday ou ADP GSI, par exemple.
Pour autant, cela ne signifie pas que toutes les fonctions soient devenues numériques ou « digitales ». Car, si l’on élargit un peu le sujet, on peut discerner quatre enjeux majeurs pour les RH, relativement nouveaux, souvent minorés ou ignorés : améliorer le bien-être et l’expérience des collaborateurs et les inciter à rester dans l’entreprise ; faciliter le recrutement de nouveaux talents, tout en valorisant l’image de marque de l’entreprise ; se mettre en conformité avec la réglementation et la législation sociale qui évoluent constamment ; contribuer, avec la DSI, direction du système d’information, à développer une culture numérique dans l’entreprise, incitant à des formations en ligne, par exemple.
Réseaux sociaux et ‘chatbots’
En clair, la numérisation des fonctions RH concerne toutes les entreprises, Elle ne se limite pas au traitement de la paie ou à la gestion des congés. La formation continue - avec le nouveau dispositif CPF (compte personnel de formation, introduit en 2015) – nécessite, par exemple, un suivi permanent pour chaque salarié. Il s’agit d’accompagner le salarié en organisant, au minimum tous les deux ans, un entretien sur son évolution professionnelle. Beaucoup d’outils facilitent et aident à planifier ces procédures de suivi et d’évaluation des personnels.
La fonction de recrutement gagne énormément en efficacité grâce à des process en connexion avec les réseaux sociaux et/ou avec des ‘chatbots’ (échanges en direct avec un serveur d’informations, répondant à des questions à la volée). Quantité d’outils facilitent la mise à disposition d’informations clés, avec des outils collaboratifs, pour l’échange de bons tuyaux, la création d’une ‘hot-line’ interne, solidaire et conviviale - jusqu’à la commande de repas…
La visioconférence et ses limites
Les contraintes du confinement n’ont pas laissé le choix : beaucoup d’entretiens ont dû être réalisés en visioconférence. Mais cette pratique a ses limites. Elle se justifie pour éviter de longs déplacements ou pour des échanges courts, dans le cas d’une première prise de contact, en vue d’une pré-sélection d’embauche. Car qui songerait à supprimer totalement les entretiens individuels en face à face ? Et même s’il existe des cas de figure où des personnels ont été embauchées sans rendez-vous physiques, on a peine à imaginer que cette communication « digitale » soit systématisée. Dans « RH », doit rester la dimension humaine. La Covid et la jurisprudence incitent à prendre en compte l’amélioration de la qualité de vie et la prévention des risques psychosociaux. Ainsi, le suivi de l’absentéisme doit permettre d’y remédier et de prévenir des situations critiques.